Ab 1.1.2016 gilt die allgemeine Belegerteilungspflicht. Es sind fast alle Unternehmen betroffen. Was ist zu tun?
Belegerteilungspflicht
Unternehmen müssen ab 1.1.2016 jedem Barzahler einen Beleg ausstellen. Der Kunde muss die Quittung entgegennehmen und aus dem Geschäft tragen. Lässt er sie im jedoch im Geschäft liegen, ist derzeit keine Strafe vorgesehen.
Achtung: Im Gegensatz zur Registrierkassenpflicht, gibt es keine betragsmäßige Bagatellgrenze. Die Regelung gilt für alle Unternehmer also auch z.B. für Vermieter.
Vom Beleg muss eine Kopie oder eine Speicherung sieben Jahre aufbewahren.
Barumsätze
Als Barumsätze gelten Zahlungen mit Bargeld, Bankomat- und Kreditkarte, Barschecks, ausgegebenen Bons oder Gutscheinen.
Wie muss der Beleg aussehen?
Der auszustellende Beleg muss nicht ganz die gleichen Angaben enthalten wie eine normale bzw. Kleinbetragsrechnung bis 400 Euro brutto. Eine Übersicht:
| normal | klein | Beleg | ||
| 1. | Liefernder bzw. leistender Unternehmer | Name und Anschrift | Name und Anschrift | eindeutige Bezeichnung |
| 2. | Leistungsempfänger | Name und Anschrift | – | – |
| 3. | Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Art und Umfang der Leistung | ✓ | ✓ | ✓ |
| 4. | Liefer- oder Leistungsdatum bzw. -zeitraum | ✓ | – | – |
| 5. | Ausstellungsdatum | ✓ | ✓ | ✓ |
| 6. | Entgelt | netto (Kleinunternehmer: brutto) | brutto | brutto bzw. Angaben zur rechnerischen Ermittlung |
| 7. | Umsatzsteuer | Steuerbetrag, Steuersatz bzw. Hinweis auf Befreiung | Steuersatz bzw. Hinweis auf Befreiung | auf händischem Beleg nicht notwendig |
| 8. | fortlaufende Nummer | ✓ | ✓ | ✓ |
| 9. | UID-Nummer | eigene, ab 10.000 € brutto auch des Kunden |
– | – |
| Wenn Registrierkassenpflicht zusätzlich: | ||||
| Kassenidentifikationsnummer | – | – | ✓ | |
| Uhrzeit der Belegausstellung | – | – | ✓ | |
| Betrag der Barzahlung getrennt nach Steuersätzen | – | – | ✓ | |
| Maschinenlesbarer Code (QR-, Bar-Code, OCR mit genau definierter Zeichenfolge) | – | – | ✓ |
Ausnahmen und Erleichterungen
Es gibt nur wenige Ausnahmen von der Belegerteilungspflicht. Diese Ausnahmen müssen auch keine Registrierkasse verwenden:
- Kalte-Hände-Regelung: Umsätze im Freien ohne Verbindung zu einer fest umschlossenen Räumlichkeit und Jahresumsatz nicht mehr als 30.000 Euro.
- Unentbehrlicher Hilfsbetrieb von gemeinnützigen Körperschaften. Darunter fallen z.B. Sport- oder Kulturvereine.
- Kleines Vereinsfest im entbehrlichen Hilfsbetrieb.
- Neuautomaten, ab 2016 aufgestellt und mit Einzelumsätzen über 20 Euro (z.B. Tankautomaten) müssen die strengen Anforderungen erfüllen und elektronisch einzeln den Umsatz registrieren und Belege erteilen. Weiterhin befreit sind Automaten mit Umsätzen unter 20 Euro wie Zigaretten-, Kaffee- oder Dartautomaten.
- Altautomaten, bis Ende 2015 in Betrieb genommen, müssen bis 2026 keinesfalls nachgerüstet werden. Danach ist ein Nachrüsten erforderlich, wenn der Einzelumsatz 20 Euro übersteigt.
Mobile Umsätze
Wer außer Haus einen Umsatz tätigt, darf diesen zuerst mit händischem Beleg bestätigen und muss dann bei der Rückkehr nacherfassen. Betroffen sind z.B. mobile Masseure, Tierärzte, Fremdenführer.
Registrierkassenpflicht
Mit der Belegerteilungspflicht wurde auch die Registrierkassenpflicht für Barumsätze eingeführt. Dazu haben wir einen separaten Newsartikel verfasst.
Weitere Informationen
Finanzministerium Informationen zur Registrierkassenpflicht (wird laufend erweitert).
Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV)
