Frage und Antwort

Email-Rechnung

Ich habe eine Rechnung per Email bekommen. Was ist zu tun?

Eine Email-Rechnung an einen Privaten ist unkritisch, wenn Sie allerdings Unternehmer sind, muss die Rechnung für den Vorsteuerabzug den gesetzlichen Vorschriften entsprechen.

Eine solche Rechnung berechtigt seit 2003 zum Vorsteuerabzug, wenn der Empfänger zustimmt und die Echtheit der Herkunft sowie die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sind. Die Zustimmung geben Sie als Empfänger automatisch, wenn Sie nicht gegen die Zustellungsart protestieren. Um die Echtheit und die Unversehrtheit sicherzustellen, muss die Rechnung mit einer „fortgeschrittenen Signatur“ versehen worden sein. Akzeptieren Sie daher keine Rechnung ohne Signatur!

Die Signatur muss auf der Rechnung mit dem Namen des Absenders erscheinen. Sie brauchen dann nur noch zu bestätigen, dass Sie dem Absenderzertifikat vertrauen. Weiters müssen Sie die Rechnung sieben Jahre elektronisch aufbewahren. Am besten legen Sie einen eigenen Ordner in Ihrem Mailprogramm an zum Sammeln der Rechnungen und sorgen für regelmäßige Datensicherung.