Ausgabe 2/2000

Ihre ganz persönlichen Steuertipps von Ingrid Szabo und ihrem Team Lesen Sie in dieser Ausgabe u.a.: Alles easy - mit der richtigen Organisation

Inhalt:

Alles easy - mit der richtigen Organisation
Pack die Badehose ein...
Arbeitsplatzevaluierung
Ab nun bewaffnet zum Einkaufen?
Schriftlicher Dienstvertrag - ein Muss!
So organisieren Sie Ihr Rechnungswesen
(EU)-Ausfuhrnachweis

Alles easy - mit der richtigen Organisation

Prüfen Sie Ihre internen Organisationsstrukturen, denn gerade auf diesem Gebiet bieten die neuen Technologien viel Verbesserungspotential. Und das Rechnungswesen stellt das logische Bindeglied zwischen den Kernbereichen Ihres Unternehmens dar.

Was sind die Kernbereiche jedes Unternehmens?
Die Grafik zeigt die einzelnen Bereiche und die handelnden Personen. Diese stehen wie die Zahnräder einer Maschine zueinander. Wichtig ist die Auswahl der richtigen Datenverarbeitungsprogramme. Gibt es für mich eine Branchenlösung? Wie viele Anwender arbeiten bereits mit diesem Programm?
Praxistipp: Besser adaptierte Standardlösungen einsetzen als “selbstgeschnitzte” Programme.
Wichtig: Definieren Sie Schnittstellen zwischen den einzelnen Bausteinen.
Vorteile:
Enorme Zeit- und Geldersparnis
Einmalerfassung von Daten (von der Auftragserfassung wird automatisch fakturiert und in die Buchhaltung übergeleitet
Geringe Fehleranfälligkeit

Kundenbereich
Ein gut organisiertes Rechnungswesen sichert optimale Kundenbetreuung. Es wird pünktlich und zuverlässig geliefert und informiert. Und vor allem ist gewährleistet, dass alle Lieferungen und Leistungen auch verrechnet werden!

Kundenbereich Funktionaler Bereich Dokumente Schnittstelle zum Rechnungswesen Akquisition Anbot Kostenrechnung, Kalkulation Auftrag Auftragsbestätigung Auftragsbearbeitung Lieferung Liefer- od. Leistungsschein Auftragsbearbeitung Fakturierung Ausgangsrechnung, Honorarnote Verbuchung in der Kostenrechnung, Debitorenbuchhaltung, Offene-Posten-Listen, Mahnwesen Zahlung Kontoauszüge Kassabuch, Bankbuch, Verbuchung der Zahlungseingänge, Telebanking

Beschaffungsbereich
Billig- oder Bestanbieter? Vergleichen Sie Ware, Materialien und Dienstleistungen und treffen Sie klare Vereinbarungen mit schriftlichen Bestellungen. Klären Sie Qualität, Quantität, Preis, Liefertermin und Skonto.

Beschaffungsbereich Funktionaler Bereich Dokumente Schnittstelle zum Rechnungswesen Auswahl des Lieferanten Anfrage, Ausschreibung, Qualitäts- und Preisvergleich, Preisspiegel ABC Analyse, Statistik Bestellung Bestellschein Warenwirtschaftsprogramm Lieferung Liefer- od. Leistungsschein Warenwirtschaftsprogramm Rechnung Eingangsrechnung Kreditorenbuchhaltung, Offene-Posten-Listen Zahlung Kontoauszüge Kassabuch, Bankbuch, Verbuchung der Zahlungen, Telebanking

Mitarbeiter
Immer mehr Manager erkennen, dass Mitarbeiter für den Unternehmenserfolg ausschlaggebend sind. Wie steht es um Ihr Personalführungssystem? Apropos “teure” Lohnverrechnung: Der Gesetzgeber wälzt einen Großteil der Veranlagung des Dienstnehmers auf den Dienstgeber ab und erspart sich somit enorme Kosten.

Tipp:
Schnittstellen zwischen Lohnverrechnung und Buchhaltung erleichtern die Verbuchung. In den folgenden Ausgaben werden die einzelnen Bereiche genau durchleuchtet.
Diesmal zum Einstimmen: Das Kassabuch

Pack die Badehose ein...

Sommerzeit = Urlaubszeit!
Mit der Hitze kommen auch die leeren Büros und die Freuden an kühlem Nass und weißen Stränden. Und mit dem nötigen arbeitsrechtlichen Wissen sind Sie als Dienstgeber vor Überraschungen gefeit und Ihre Dienstnehmer können den verdienten Urlaub genießen.

Der Urlaub dient der Erholung!
"Woanders" entgeltlich arbeiten ist (eigentlich) nicht erlaubt, denn nach einem harten Arbeitsjahr soll sich der Dienstnehmer erholen. Der Urlaub muss deswegen auch nicht tageweise gewährt werden, der Dienstgeber kann auf wochenweisen Verbrauch bestehen.

Wieviel Urlaub gibt's?
Bis 25 Dienstjahren beträgt der Urlaub 25 Arbeitstage pro Jahr, danach gibt's 30.
Ab dem sechsten Arbeitsmonat besteht voller Urlaubsanspruch; davor wird aliquotiert. Ab dem zweiten Arbeitsjahr entsteht der neue volle Urlaubsanspruch schon zu Beginn jeden Arbeitsjahres.

Wann wird der Urlaub verbraucht?
Das müssen sich Dienstgeber und Dienstnehmer ausmachen. Dabei zählen die Betriebserfordernisse genauso wie die Erholungsmöglichkeiten (Ferien der Kinder, Urlaub des Partners etc.). Jugendliche können jedoch auf einen Urlaub von zwei Wochen zwischen 15. Juni und 15. September bestehen. Zusperren des Betriebes, sprich Betriebsurlaub, ist erlaubt, wenn ein "ausreichend großer Teil" des Urlaubes frei bestimmt werden kann.

Kann Urlaub verfallen?
Ansammeln ist nur insgesamt drei Jahre erlaubt. So verfällt z. B. der 1997er-Urlaub sobald Anspruch auf den 2000er-Urlaub entsteht. Verbraucht wird dabei immer der älteste Urlaub.

Wie ist der Urlaubsanspruch bei Beendigung des Dienstverhältnisses?
Die offenen Urlaubstage sind abzurechnen. Dabei ist der Trennungsgrund für die Höhe ausschlaggebend.
Urlaubsentschädigung: Es wird der volle offene Urlaubsanspruch abgegolten.
Urlaubsabfindung: Es wird lediglich der aliquote Urlaubsanspruch (d.h. im Verhältnis der bereits zurückgelegten Dienstzeit im Arbeitsjahr) minus der verbrauchten Tage abgegolten.

NEU: Bereits in der Gesetzeswerdungsphase: Eine einheitliche Regelung. Es wird dann nur noch eine Aliquotierung geben, egal aus welchem Grund das Dienstverhältnis beendet wurde.

Arbeitsplatzevaluierung

Sind Ihre Dienstnehmer gut behütet?

Was für Großbetriebe schon längst gilt, ist ab dem 1.7.2000 nun auch für die kleinsten – das sind alle Betriebe ab einem Beschäftigten – verpflichtend.
Mit dem ArbeitnehmerInnenschutzgesetz wurde ein Paket für den Sicherheits- und Gesundheitsschutz geschnürt.
Folgendes ist zu tun:

Ermittlung und Beurteilung von Gefahren, Festlegung von Maßnahmen

Der Dienstgeber ist verpflichtet für jeden Arbeitsplatz eine Arbeitsplatzevaluierung durchzuführen. Diese Evaluierung muss schriftlich erfolgen und setzt sich aus dem Sicherheits- und Gesundheitsschutzdokument und dem Maßnahmenblatt zusammen. Diese Dokumente sind solange gültig, solange sich am betreffenden Arbeitsplatz nichts verändert.

Tipp: Für viele Branchen und Arbeitsplätze gibt es im Internet neben den notwendigen Leerformularen schon teilweise vorausgefüllte Formulare (siehe Box).

Sicherheitsvertrauensperson (SVP)

Bestellung:
Diese Maßnahme ist notwendig ab einer Betriebsgröße von 11 oder mehr Dienstnehmern.
Die Anzahl der Sicherheitsvertrauenspersonen richtet sich nach der Anzahl der Dienstnehmer; z.B. eine SVP für 11 bis 50 Dienstnehmer. Die Bestellung erfolgt auf vier Jahre und muss schriftlich erfolgen. Die restlichen Dienstnehmer besitzen übrigens ein Vetorecht.
Pflichten:
Übernahme von Beratungs-, Vertretungs- und Unterstützungspflichten und eine zumindest 24-stündige Ausbildung (siehe Box).
Tipp: Fehlt die SVP, so gibt es erst ab 51 Dienstnehmern Sanktionen.

Unterweisung

Über alle notwendigen Maßnahmen für Sicherheit und Gesundheitsschutz müssen alle Dienstnehmer zumindest jährlich unterwiesen werden.
Bei neuen Mitarbeitern oder neuen Arbeitsplätzen ist sofort eine Unterweisung durchzuführen. Die Unterweisung kann auch schriftlich erfolgen, muss aber verständlich sein d.h. bei ausländischen Arbeitnehmern in der jeweiligen Muttersprache.
Ein Nachweis über die Unterweisung ist notwendig; passende Formulare gibt’s im Internet (siehe Box).

Begehung

in Arbeitsstätten bis zu 50 Dienstnehmern.
Einmal pro Jahr (bei Betrieben bis 10 Dienstnehmern einmal in zwei Jahren) ist der Besuch einer Sicherheitsfachkraft und eines Arbeitsmediziners vorgeschrieben.
Achtung: Sicherheitsfachkraft ist nicht gleich Sicherheitsvertrauensperson, die braucht nämlich eine noch aufwendigere Ausbildung.
Tipp: Die AUVA bietet dieses Service derzeit noch kostenlos an (siehe Box).

Outsourcing

Ist Ihnen alldies zu aufwendig, schauen Sie sich auf dem freien Markt um und lagern Sie alles bis auf die SVP! aus. Es gibt inzwischen einige auf diesen Bereich spezialisierte Unternehmen. Ein Preisvergleich lohnt sich!

www.eval.at

wichtige Formulare zum downloaden!

Sicherheitsvertrauensperson:

Ausbildung im 3tages-Kurs der AUVA

Tel: 01/33 133/260 Fr. Klöbl

AUVA-Hotline: 0810-200020-1000

Ab nun bewaffnet zum Einkaufen?

Die Getränkesteuer ist gefallen!
Der findige Gesetzgeber hat sogleich für Ersatz gesorgt und die Mehrwertsteuer auf Speisen und Getränke teilweise von 10 % auf 14 % erhöht.

Wer in Zukunft beim Fleischhauer, der in seinem Lokal ein paar Tische stehen hat, eine Wurstsemmel kauft, sollte sich mit einem Messer bewaffnen, sich Wurst und Semmel getrennt reichen lassen und die “Wurstsemmelbastelei” selbst in Angriff nehmen. Dann ist weiterhin nur 10 % an Umsatzsteuer zu bezahlen.
Die fertige Wurstsemmel ist “für den sofortigen Verzehr speziell aufbereitet” und da der Fleischhauer auch noch eine “Vorrichtung für den Verzehr an Ort und Stelle” bereitstellt, unterliegt diese Semmel seit 1.6.2000 dem neuen Steuersatz von 14 %.

Dieser gilt auch für Speiseeis im Eisbecher, Hot Dogs am Würstelstand und natürlich für alle Restaurantspeisen und -getränke.

Grotesk wird die Situation bei Partydiensten oder Pizzaservice. Obwohl die “Vorrichtungen für den Verzehr an Ort und Stelle” in der Regel vom Besteller und nicht vom Lieferer stammen (wer bestellt schon zu seiner Pizza auch gleich den Tisch dazu?), unterliegen diese Preise ebenfalls 14 %.
Begründung: Die “Verzehrvorrichtungen” könnten vom Pizzalieferanten bereitgestellt werden (die mitgelieferte Papierserviette?).

Für Kaffee- und Teegetränke (Verzehr an Ort und Stelle) sind ab dem 1.1. 2001 20 % zu bezahlen. (Im Handel schon jetzt 20 %)

Zuckerl von der Finanz?
Bei Inlandsdiäten (Taggeld bis zu ATS 360,-) können statt 10 % nunmehr 14 % an Vorsteuer herausgerechnet werden.
Die Übernachtung mit Frühstück hat weiterhin nur 10 %.
Bei Voll- oder Halbpension muss für Mittag- und/oder Abendessen der Anteil, welcher der 14%igen Steuer unterliegt, herausgerechnet werden: entweder nach den tatsächlichen Verhältnissen oder durch Anwendung pauschaler Prozentsätze.
Bei “all-inclusive”-Angeboten können auch die Tischgetränke in die 14%ige Umsatzsteuer einbezogen werden.

Schriftlicher Dienstvertrag - ein Muss!

Gesetzlich genügt auch ein mündlich abgeschlossener Dienstvertrag. Allerdings wundern Sie sich nicht über verlorene Arbeitsgerichtsprozesse: Im Zweifel werden Arbeitsgerichte auf der Seite der (schutzwürdigen) Dienstnehmer stehen. Nur wenn Sie beweisen können, dass etwas anderes als behauptet vereinbart war, haben Sie als Arbeitgeber eine reelle Chance.
Ein Dienstzettel muss vom Arbeitgeber zu Beginn des Dienstverhältnisses ausgestellt werden. In ihm sind die wesentlichsten Vertragselemente festgehalten, jedoch nicht alles notwendige.

Sinnvolle Zusätze:

Probezeit:
Diese gilt nur, wenn sie vereinbart wurde. Sie darf maximal einen Monat dauern.
Für den Probemonat kann eine jederzeitige sofortige Auflösung vereinbart werden.

Befristung:
Grundsätzlich kann ein - auf eine bestimmte Zeit befristeter - Dienstvertrag von beiden Seiten nicht vorzeitig gekündigt werden. Nur bei sehr langer Befristung (ab sechs Monaten) können Sie eine vorzeitige Kündigungsmöglichkeit vereinbaren. Dabei muss die Kündigungsfrist für den Dienstgeber und den Dienstnehmer gleich lang sein.

Kettendienstvertrag: Es nützt nichts, immer wieder befristete Dienstverträge (etwa jeweils auf zwei Monate) abzuschließen: Spätestens nach zwei Befristungen haben Sie ein unbefristetes Dienstverhältnis.

Beschreibung der Fähigkeiten und Kenntnisse:
Definieren Sie ganz genau, welche Anforderungen ein(e) StellenbewerberIn erfüllen muss: Je präziser festgehalten ist, was diese Person können muss, desto leichter ist es, sich von dieser bei Nichterfüllung der Voraussetzungen zu trennen. Unfähigkeit kann ein Entlassungsgrund sein.

Tätigkeitsbeschreibung: Fassen Sie diese so weit wie möglich. Ein Dienstnehmer muss Tätigkeiten (z.B. Kaffeekochen), für die er nicht aufgenommen wurde, nicht tun, außer es steht im Dienstvertrag.

Abträgliche Nebentätigkeiten:
Es steht dem Dienstgeber frei, einem Dienstnehmer bestimmte Nebentätigkeiten (etwa gefährliche Sportarten wie Rennfahren, Boxen etc.) vertraglich zu verbieten.

Je wichtiger ein Dienstnehmer für ein Unternehmen geworden ist, desto wichtiger kann eine solche Vereinbarung werden.

Wohnadresse:
Vereinbaren Sie, dass der Dienstnehmer jede Änderung der Zustelladresse (auch während einer Abwesenheit, wie Urlaub) bekannt zugeben hat, andernfalls kann an die zuletzt bekannt gegebene Adresse wirksam zugestellt werden.

Dies kann große Bedeutung haben: Eine Kündigung oder eine Aufforderung zum sofortigen Arbeitsantritt kann nur wirksam werden, wenn sie der Empfänger erhält.

Ort der Dienstleistung:
Ein Dienstnehmer muss einer Versetzung nicht zustimmen.

Vereinbaren Sie daher, dass der Dienstnehmer auch an anderen Orten (nicht nur am Firmensitz) eingesetzt werden kann.

Es gibt Unzumutbarkeitsgrenzen wie etwa die Firmensitzverlegung von Wien nach Salzburg.

Arbeitszeit:
Grundsätzlich hat der Arbeitgeber die Pflicht, die geleisteten Stunden seiner Mitarbeiter aufzuzeichnen. Überwälzen Sie diese Pflicht auf Ihre Mitarbeiter.

Im nächsten Impuls lesen Sie über weitere sinnvolle Zusätze!!!

So organisieren Sie Ihr Rechnungswesen

Das Kassabuch

Keine leichte Lektüre! Vielleicht hilft das folgende Frage-und-Antwort-Spiel.

Wer muss ein Kassabuch führen?
Jeder Bilanzierer und jeder Einnahmen- Ausgaben-Rechner, der die Tageslosung durch Rückverrechnung ermittelt.

Was ist ein Kassabuch?
Die chronologische Aufzeichnung aller baren Geldeinnahmen und -ausgaben. Bar ist alles, was - wie Münzen oder Geldscheine - in Händen gehalten werden kann. Wichtig: Der Kassastand ist zu Beginn eines Monats und am Ende jeder Seite einzutragen.

Was ist eine Minuskassa?
Kann es NICHT geben! Was nicht in der Kassa ist, kann nicht entnommen werden - denken Sie an Ihre Geldbörse. Schreiben Sie zuerst Ihre Tageseinnahmen ein, und dann die Ausgaben. Wenn der Finanzprüfer eine Minuskassa entdeckt, so vermutet er entweder schwarze Einnahmen – die sie vergessen haben einzutragen – oder zumindest Schlampigkeit, die kostspielige Folgen hat: z.B. Schätzung, Aberkennung eines Verlustvortrages, unnötige Diskussionen.

Wann müssen Sie die Eintragungen vornehmen?
Einmal monatlich, bis spätestens zum 15. des Folgemonats.
Voraussetzung:
Belege täglich sammeln und “sichern”.

So führen Sie Ihr Kassabuch: Bestimmen Sie einen Verantwortlichen für die Kassabestandsführung! Nur dieser kann Geld in die Kassa einlegen und auszahlen. Verbuchung der Kassabewegungen erfolgt nicht durch den Kassaführer! Klare Kompetenzen schützen vor Manipulationen. Monatlich sollte mittels Kassasturz (= Zählen des Geldes) und vergleichen mit dem Stand des Kassabuches eine Kontrolle durchgeführt werden.

Wie sichern Sie Ihre Barbewegungen?
Es gilt das Belegprinzip:
Für jede Kasseneinnahme und -ausgabe muss ein Beleg vorhanden sein.
Ausgaben sind meist durch Zahlungsbestätigungen gesichert, z.B. Postbestätigungen, Zahlungsabschnitte.
Für Privatentnahmen und -einlagen ist ein Eigenbeleg zu schreiben. Auch für Barabhebungen von der Bank, welche in die Kassa eingelegt werden, ist ein Beleg notwendig. Bareingänge werden durch Paragondurchschriften, Losungsblätter, Registrierkassenstreifen, Durchschläge von Kassaeinnahmebestätigungen bei Barverkäufen, Kopien von Honorarnoten dokumentiert.

Der "richtige" Beleg: Für den Vorsteuerabzug ist auf die "ordnungsgemäße" Ausstellung der Belege zu achten (bei Merkur, Hofer usw. separaten Beleg verlangen):

Rechnungen bis ATS 2.000,- brutto: Name und Anschrift des Lieferanten Art und Menge der Ware oder Art und Umfang der Leistung Tag der Lieferung/Leistung Entgelt (“Preis”, Honorar) Steuersatz (10%, 14%, 20%)

Rechnungen über ATS 2.000,- brutto: Siehe oben und zusätzlich Eigener Name und Anschrift Der Steuersatz genügt nicht, es muss der Steuerbetrag angeführt werden.

Für die Umsatzsteuerfreiheit innerhalb der EU zusätzlich: Die UID- Nummer des liefernden Unternehmens Die eigene UID-Nummer Der Hinweis: “Steuerfrei gem. Art. 6 Abs. 1 UStG 1994”

Tipp: Wenn der Zweck der Ausgabe nicht eindeutig ersichtlich ist, zusätzlichen Hinweis auf den Beleg schreiben. Bei Bewirtungen: Kunde, Zweck der Bewirtung und Hinweis auf den Auftrag geben.

Wie müssen Sie Ihre Belege bearbeiten?

• Vermerken Sie auf den Belegen das Datum des tatsächlichen Einganges in die oder Ausganges aus der Kassa! Z.B. Betrag ausbezahlt am 15. Juni 00 an Herrn/Frau Mayer. Mit diesem Datum erfolgt die Eintragung im Kassabuch. Das Belegdatum kann davon abweichen.
  Beispiel: Sie vergessen eine Bewirtungsrechnung in Ihrer privaten Geldbörse und rechnen den Beleg erst später mit der Kassa ab!
• Vergeben Sie Nummern
• Legen Sie nach aufsteigendem Datum des Zahlungsausganges (nicht nach Rechnungsdatum) bzw. Datum des Kassaeinganges ab, am besten in einen DIN A4-Ordner im Hochformat (keine Quereinheftungen).
• Kontrollieren Sie den Kassastand vor der Eintragung mittels Tippstreifen und durch Zählen des Geldes. Differenzen müssen sofort aufgeklärt werden.

Können Sie die Kassa auch mit PC führen?
Ja, z. B. mit Excel – Sie sollten den Kassensaldo täglich mitführen. So entdecken Sie rasch eine Minuskassa.
Tipp: Prüfen Sie, ob eine Schnittstelle zu Ihrem Buchhaltungsprogramm definierbar ist. So sparen Sie Buchungszeit und damit Geld. Bei dieser Methode aber besonders wichtig: Die Kontrolle des Kassaführers!
Tipp: Fragen Sie Ihren Berater nach richtigen Formularen oder fordern Sie Vorlagen für den PC an.

Was ist noch wichtig?

• Schecks und Kreditkartenbelege nicht in das Kassabuch eintragen; bringen Sie diese täglich zur Gutschrift zur Bank. Wenn Sie Schecks wie Bargeld zählen und Barausgaben bis zu dieser Höhe eintragen, ist offensichtlich, dass Sie gemogelt haben! - Sie hatten ja kein Geld in der Hand.
• Bankabhebungen mit dem Tag des Abhebens und nicht mit dem nächsten Valutatag eintragen; bei Bankomatabhebungen extra einen Beleg schreiben!
• Wenn Sie Geld aus der privaten Geldbörse für Betriebsausgaben verwenden, müssen Sie vorher im Kassabuch eine Privateinlage eintragen.
• Der Betrag laut Beleg muss mit dem Betrag laut Kassabucheintragung übereinstimmen; Groschen nicht großzügig weglassen!
• Zahlen Sie möglichst wenig bar und wickeln Sie viel über die Bank ab. Diese zeichnet alles für Sie auf!

(EU)-Ausfuhrnachweis:

Rechnung genügt! Ausfuhren in Drittländer waren bisher nur dann umsatzsteuerbefreit, wenn eine zollamtlich bestätigte Ausfuhrbescheinigung (Formular U34) vorgelegt werden konnte.
Ab nun genügt es, wenn auf der Rechnung ein Sichtvermerk eines österreichischen Zollamtes oder eines EU-Ausgangszollamtes angebracht ist.