Ausgabe 2/2001

Ihre ganz persönlichen Tipps von Ingrid Szabo und ihrem Team

Inhalt:

It Is My Balanced Scorecard (BSC)

• Ein Vergleich

• Übersetzung für den unternehmerischen Bereich

• Ist die BSC auch ein Instrument für kleine Unternehmen?

• Tipps zur Erarbeitung der BSC

Altersteilzeit - weniger arbeiten für mehr Geld

• Das Prinzip

• Vorteil

• Antragsvoraussetzungen

• Dauer

• Reduktion der Arbeitszeit

• Der geförderte Lohnausgleich

• Die Förderung der Sozialversicherungsbeiträge

• Abfertigung

• Blockzeitmodell

• Geltungsdauer

• Antragsstellung

Umsatzsteuer: Buchnachweis für Auslandsgeschäfte

• Allgemeines zum Buchnachweis

• Buchnachweis im Inland

• Wie sieht der Buchnachweis aus?

• Alternative

Vorsicht bei Verträgen zwischen nahen Angehörigen

Eingangsrechungen was tun?

• Bestellung

• Kontrolle der Lieferung

• Eingangsrechnung - Kontrolle

• Finanzbuchhaltung

It Is My Balanced Scorecard (BSC)

Viele Autoren vergleichen die BSC mit den Instrumenten eines Piloten im Cockpit. Die Konzentration auf die Höhenanzeige ermöglicht noch keine erfolgreiche Landung. Erst die ausgewogene Kombination einer Vielzahl von vernetzten Instrumenten und Einflüssen ermöglichen einen sicheren Flug.

Noch ein Vergleich:
Vielleicht kennen Sie den Begriff der Scorecard aus dem Golfsport? Auf dieser Karte sind Fakten wie z.B. Platzregeln, Bahnlängen und die Vorgabe und Anzahl unserer Schläge notiert. Man stellt sehr rasch fest, dass nur die Ausgewogenheit zwischen langen Drives, kurzem Spiel und Putts einen guten Score ergeben. Das strategische Umsetzen einer Vision zeichnet einen Topspieler aus.

Übersetzung für den unternehmerischen Bereich:
Die Ergebniskarte ist die Balanced Scorecard. Auch hier reicht die Fokussierung auf nur einen Bereich (zumeist den finanziellen) nicht aus. Erst die Betrachtung mehrerer Perspektiven (z.B. Kunden, Mitarbeiter, Innovation) und die Zuordnung messbarer Kennzahlen ermöglichen unternehmerischen Erfolg.
Das Umsetzen der BSC in ein Unternehmen ist ein permanenter Prozess! Erst die mit den Mitarbeitern gemeinsame und kontinuierliche Entwicklung von Strategien, sowie die zeitgerechte Anpassung an Markt- und Technologieveränderungen zeichnen Topunternehmen aus.

Ist die BSC auch ein Instrument für kleine Unternehmen?
Viele Unternehmer haben oft gar keine Ziele formuliert, sondern kämpfen spontan um das reine Überleben.

Ziele festzulegen bedeutet Verantwortung zu tragen und Bereitschaft Entscheidungen zu treffen. Wenn Sie die BSC als individuelles Instrument sehen, so ist sie ein Lösungsansatz für jedes Unternehmen und für jeden Lebensbereich.

Tipps zur Erarbeitung der BSC:
Rücken Sie die Kommunikation in den Mittelpunkt.
Konzentrieren Sie sich auf die Perspektiven, mit deren Hilfe Sie Ihre strategischen Ziele in den Alltag umsetzen können.
Binden Sie die verantwortlichen Akteure ein - Ideen in den Köpfen der Chefs reichen nicht aus.
Aktionen festlegen, Kennzahlen definieren. Das Motto: weniger ist mehr.
Organisieren Sie den Lernprozess, akzeptieren Sie Fehler und lernen Sie daraus.

Die Einführung einer BSC erfordert Engagement, Erfahrung und viel Zeit. Nutzen Sie die umfassende Fachliteratur. Wir begleiten Sie gerne am Weg zu Ihrer Balanced Scorecard!*

Literaturempfehlung:
entnommen aus dem Praxishandbuch "My Balanced Scorecard", H. Friedag, Walter Schmidt, Verlag Haufe
"Balanced Scorecard & Controlling", Jürgen Weber, Utz Schäffer, Verlag Gabler
Die BSC, Anja Baschin, Verlag campus

Altersteilzeit - weniger arbeiten für mehr Geld!

Dahinter verbirgt sich ein Instrument der Arbeitsplatzerhaltung, das für Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen interessant ist.

Die Altersteilzeit ist ein interessantes Modell - insbesondere auch für Klein- und Mittelbetriebe.

Das Prinzip:
Ältere Arbeitnehmer reduzieren ihre Arbeitszeit von Vollzeit auf Teilzeit. Sie erhalten aber die Hälfte des entstehenden Lohnausfalls zusätzlich zu ihrem Teilzeitentgelt (max. bis zu ATS 44.400,- p.m.).
Der Arbeitgeber wiederum bekommt diesen Lohnausgleich vom Arbeitsmarktservice (AMS) zurück. Er zahlt zwar die Sozialversicherungsbeiträge von der bisherigen Vollzeit-Beitragsgrundlage, aber auch diese Mehrkosten erhält der Arbeitgeber vom AMS (fast zur Gänze) ersetzt.

Vorteil:
Die Arbeitnehmer verlieren keine Ansprüche im Hinblick auf Pension, Krankengeld, Unfallrente oder Arbeitslosengeld. Weiters behalten sie ihren Abfertigungsanspruch auf Basis ihres Vollzeitentgeltes.
Der Arbeitgeber muss für solche Arbeitnehmer seit 1.10.2000 keine Ersatzarbeitskraft mehr einstellen (das war bis dahin der Hemmschuh). Klingt bestechend, aber wo ist der Haken? Erstaunlich, aber wahr: es gibt (fast) keinen.

Antragsvoraussetzungen:
Frauen können ab 50, Männer ab 55 die Altersteilzeit beanspruchen.
Insgesamt 15 Jahre innerhalb der letzten 25 Jahre müssen jene Personen arbeitslosenversichert gewesen sein. Diese Zeiten müssen aber auch nicht bei dem Arbeitgeber absolviert worden sein, mit dem die Altersteilzeit vereinbart wird. Im Extremfall kann also jemand für nur einen Monat als Vollzeitkraft aufgenommen werden, um danach sofort in die Altersteilzeit überzuwechseln.
Es gibt auch keine Mindestzahl von Teilnehmern pro Betrieb. Altersteilzeit kann also auch mit nur einem einzigen Arbeitnehmer vereinbart werden. Bei Erfüllen der Voraussetzungen muss das AMS die Altersteilzeit fördern, es besteht also ein Rechtsanspruch.

Dauer:
Altersteilzeitgeld kann für höchstens 6,5 Jahre gewährt werden. Kürzere Zeiträume sind genauso möglich. Spätestens mit dem Anspruch auf eine (Früh-)Pension erlischt auch die Förderung, egal ob die Altersteilzeitkraft tatsächlich in Pension geht oder nicht. Andererseits kann der Bezug von Altersteilzeitgeld nicht über die maximalen 6,5 Jahre hinaus verlängert werden, etwa weil noch ein paar Monate bis zum möglichen Frühpensionsantritt fehlen. Für die Inanspruchnahme ist es wichtig, sich genau auszurechnen, wann man erstmals in Pension gehen kann, damit nicht noch zwischen dem Bezug von Altersteilzeitgeld und dem möglichen Pensionsantritt eine Lücke entsteht. Altersteilzeit - weniger arbeiten für mehr Geld! Dahinter verbirgt sich ein Instrument der Arbeitsplatzerhaltung, das für Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen interessant ist.

Reduktion der Arbeitszeit:
Voraussetzung ist Vollzeitbeschäftigung. Toleriert wird ein Unterschreiten der Normalarbeitszeit um höchstens 20%.
Beispiel:
Beträgt die Normalarbeitszeit 40 Stunden pro Woche, so können auch Mitarbeiter, die wenigstens 32 Stunden tätig waren, das Modell beanspruchen. Die Verringerung der Arbeitszeit kann zwischen 40% und 60% der bisherigen individuellen Normalarbeitszeit frei gewählt werden. Es kann auch etwa zunächst mit 60% begonnen werden, und dann stufenweise bis auf 40% reduziert werden.
Beispiele:
- Betrug die Normalarbeitszeit bisher 40 Wochenstunden, so darf die Teilzeitarbeit zwischen 16 und 24 Stunden liegen.
- Belief sich die Normalarbeitszeit auf nur 32 Stunden, so darf die Altersteilzeitarbeit zwischen 13 und 19 Stunden liegen. Ein sehr flexibles Modell!

Der geförderte Lohnausgleich:
Der Arbeitgeber darf den bisherigen Stundenlohn bei Berechnung des Teilzeitentgeltes nicht verringern. Der Lohnausgleich beträgt sodann 50% der Differenz zwischen dem bisherigen regelmäßigen Entgelt und dem Teilzeitarbeitsentgelt.
Begrenzt wird die Förderung des Lohnausgleichs mit der Höchstbeitragsgrundlage in der Sozialversicherung (für 2001 ATS 44.400,- p.m.). Der Arbeitgeber kann freiwillig mehr zahlen, gefördert wird dies aber nicht.

Die Förderung der Sozialversicherungsbeiträge:
Der Arbeitgeber zahlt die SV-Beiträge in gleicher Höhe wie bisher. Auch diese Mehrkosten werden vom AMS vergütet. Für Umlagen, die zusammen mit den Versicherungsbeiträgen eingehoben werden wie Kammerumlage, Wohnbauförderungsbeitrag, Zuschlag zum Insolvenzentgeltsicherungsfonds gibt es keine Vergütung.
Auch die auf den Lohnausgleich entfallenden Beiträge zum Familienbeihilfenausgleichsfonds samt Zuschlag (rd 5%) sowie die Kommunalsteuer (3%) werden vom AMS nicht vergütet. Insgesamt ergeben sich aber dadurch für den Arbeitgeber nur geringe Zusatzkosten. Im Grunde erhält er praktisch alle Mehrkosten vom AMS zurück.

Abfertigung:
Der Arbeitgeber muss sich verpflichten, die Abfertigung beim späteren Austritt auf Basis der bisherigen Vollzeitarbeit zu bezahlen. Bei der Berechnung der Abfertigung muss er alle zwischenzeitig eingetretenen Gehaltssteigerungen (kollektivvertragliche oder betriebsübliche) berücksichtigen.
Auch während der Altersteilzeit neu entstandene Abfertigungsansprüche (etwa von 9 Monatsgehältern nach 20 Dienstjahren auf 12 Gehälter nach 25 Dienstjahren) müssen vom Entgelt vor Übertritt in die Altersteilzeit berechnet werden. Dies ist sicher ein Nachteil für den Arbeitgeber. Die Abfertigung schon im Zeitpunkt des Übertritts in die Altersteilzeit zu bezahlen, ist nicht möglich.

Blockzeitmodell:
Nach Auskunft des AMS äußerst gefragt sind Blockzeitmodelle mit einer Durchrechnung bis zu 6,5 Jahren. Im Klartext sieht das folgendermaßen aus:
Es wird zum Beispiel vereinbart, die Altersteilzeit für 6 Jahre in Anspruch zu nehmen. Die Arbeitszeit soll auf 50% reduziert werden. Inklusive dem Lohnausgleich erhält der Arbeitnehmer 75% seines bisherigen Entgelts für die Dauer von 6 Jahren.
Hinsichtlich der Arbeitszeit wird aber vereinbart, dass der Arbeitnehmer in den ersten 3 Jahren weiter voll arbeitet, dafür aber in den letzten 3 Jahren zu Hause bleibt. Es erfolgt also in den ersten drei Jahren eine Einarbeitung der Arbeitszeit, die auf die letzten 3 Jahre entfällt.

Geltungsdauer:
Der Gesetzgeber hat dieses Modell vorerst bis Ende 2003 befristet. Ob es eine Fortsetzung geben wird, ist ungewiss. Schon jetzt sprengt die Anzahl der Anträge die Erwartungen und dadurch die geplanten Budgetmittel bei weitem.

Sicher scheint aber, dass alle, deren Anträge bis Ende 2003 positiv erledigt wurden, die Förderung auch bis zum Ende der geplanten Altersteilzeit erhalten, selbst wenn das Modell nicht weiter verlängert werden sollte.

Antragstellung:
Anträge sind an die jeweilige regionale Geschäftstelle des AMS am Sitz des Betriebes zu stellen. Informationen und Antragsformulare sind im Internet unter "www.ams.or.at" erhältlich.

§ § § § § § § § § § § §

Beispiel 1:
Ein Arbeitnehmer (57 Jahre) bezieht ein Gehalt von brutto ATS 40.000,- p.m. Er kann mit 62 Jahren in Frühpension gehen. Er vereinbart also mit seinem Arbeitgeber, für 5 Jahre die Altersteilzeit zu beanspruchen bei einer Reduktion der Arbeitszeit auf 60% der bisherigen Arbeitszeit. Der Arbeitgeber bezahlt weiterhin von einer Beitragsgrundlage von ATS 40.000,- die Sozialversicherungsbeiträge. Betriebsübliche Gehaltserhöhungen führen in den Folgejahren auch zu Erhöhungen der Beitragsgrundlage. Das neue Gehalt beträgt:

Beispiel 2:
Angaben wie oben, Bruttomonatsgehalt jedoch ATS 60.000,-. Es wird vereinbart, dass der Lohnausgleich mit der Höchstbeitragsgrundlage (ATS 44.400,-) begrenzt ist. Das neue Gehalt beträgt:

Je höher also das bisherige Gehalt war, desto geringer fällt der förderbare Lohnausgleich aus und desto weniger attraktiv ist dieses Modell.
In obigem Beispiel ist ab einem Bruttogehalt von ATS 74.000,- keine Förderung durch das AMS mehr gegeben. Wird trotzdem ein Lohnausgleich gewährt, muss der Arbeitgeber diesen aus der eigenen Tasche zahlen.

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Umsatzsteuer: Buchnachweis für Auslandsgeschäfte

Immer, wenn es um die Steuerfreiheit von Geschäften geht, ist der Fiskus besonders vorsichtig. Der sogenannte Buchnachweis soll Zweifel verhindern. Er ist insbesondere erforderlich für:
Exporte in Drittländer
Lieferungen in die EU - innergemeinschaftliche Lieferungen
Vermittlung von obigen Geschäften
Steuerfreie Reiseleistungen in Drittländer
Die Erbringung des Buchnachweises ist eine unbedingte Voraussetzung für Steuerfreiheit. Wird er nicht erbracht, steht keine Steuerbefreiung zu, selbst wenn Sie beweisen können, dass eine Warenlieferung in das Ausland gegangen ist. Der Buchnachweis muss unmittelbar nach Ausführung des Geschäftes durch entsprechende Aufzeichnungen erbracht werden. Wer also erst am Jahresende damit beginnt, Exporte entsprechend zu dokumentieren, läuft Gefahr, dass bei einer Betriebsprüfung die Steuerfreiheit dieser Geschäfte versagt wird.

Buchnachweis im Inland:
Obwohl die Buchführung im Ausland erfolgen darf, muss der Buchnachweis im Inland erbracht und aufbewahrt werden.

Wie sieht der Buchnachweis aus?
Die Umsatzsteuerrichtlinien 2000 beschreiben für einen Touristenexport sehr detailliert, wie der Buchnachweis erbracht werden sollte:

1. Die Identität des ausländischen Abnehmers (etwa durch Vorlage eines Reisepasses - Kopie) festhalten.

2. Die Ausfuhrbescheinigung U34 wird vom Unternehmer mit einer fortlaufenden Nummer versehen. Das vom Zollamt abgestempelte Formular U34 wird, sobald es an den Unternehmer zurück gelangt, in einem gesonderten Ordner nach Nummern abgelegt. Aus dem Formular ist der Tag der Ausfuhr zu entnehmen.

3. In einer fortlaufend geführten Liste wird festgehalten:
- Fortlaufende Nummer des Geschäftsfalls
- Rechnungsnummer
- Beschreibung
- Nummer des Ausfuhrnachweises

4. Der Buchnachweis ist durch ein Konto "Steuerfreie Ausfuhrlieferungen" erbracht. Auf diesem Konto wird die Rechnung verbucht und die Nummer der Ausfuhrbescheinigung vermerkt. In den Umsatzsteuerrichtlinien steht, dass eine Belegsammlung allein für den Buchnachweis nicht ausreicht.

Alternative:

1. Natürlich ist der Buchnachweis auch durch das Konto "Steuerfreie Ausfuhrlieferungen" alleine gegeben. Es muss auf dem Konto die Nummer des Ausfuhrnachweises und auch der Tag der Ausfuhr vermerkt werden.

2. Es reicht dann aus, die einlangenden Ausfuhrnachweise ohne zusätzliche Liste nach Nummern in einem separaten Ordner abzulegen.

Zu beachten ist, dass Ausfuhrbescheinigungen innerhalb von 6 Monaten ab Lieferung einlangen müssen, ansonsten gibt es keine Steuerfreiheit.

Wir stehen Ihnen bei Zweifelsfragen gerne zur Verfügung.

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Vorsicht bei Verträgen zwischen nahen Angehörigen

Nichts Außergewöhnliches sollte man meinen. Trotzdem prüft der Fiskus hier besonders genau. Seinem strengen Auge halten Darlehensverträge stand, wenn folgende Punkte beachtet werden:

Unser Tipp:

Schriftliche, klar detaillierte und fremdübliche Vereinbarungen treffen, auch wenn Gebühren anfallen. Diese können Sie z.B. durch sogenannte "Anwaltskorrespondenz" und Videoaufnahmen vermeiden. Fragen Sie Ihren Berater.

Überraschend wer aller zur Verwandtschaft zählt.
"Nahe" Angehörige sind:
- Ehegatten, Kinder, Enkel, auch Wahleltern und -kinder
- Geschwister und Verschwägerte
- Verlobte, Lebensgefährten
- Stiefkinder
- Personengesellschafter, Gesellschafter-Geschäftsführer

Steuerliche Folgen, wenn der Fiskus das Darlehen nicht anerkennt:
- Darlehenszinsen sind keine Betriebsausgaben. Achtung Schenkungssteuer!
- Bei GmbH: verdeckte Einlagen d.h. Vorschreibung von Gesellschaftssteuer;
Zu hohe Zinsen: verdeckte Gewinnausschüttung d.h. Zahlung von Kapitalertragsteuer

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Eingangsrechnungen - was tun?

Eingangsrechnungen sind Dokumente für die Abrechnung von Lieferungen, wie z.B. Materialien, Handelswaren und bezogenen Leistungen.

Sie stehen am Ende des Leistungsstroms und am Beginn des Zahlungsstroms. Je größer das Unternehmen und je mehr handelnde Personen, desto größeres Augenmerk ist auf interne und aufeinander abgestimmte Abläufe zu legen.

Mit der Bestellung einer Ware oder Dienstleistung ist im Prinzip das Geschäft bereits "gelaufen". Die wesentlichen Bestandteile sind bestimmt:
- Menge
- Qualität, Beschaffenheit
- Preis
- Liefer- und Zahlungskonditionen
- Dokumentation, Qualitätszertifikat
- Geschäftsbedingungen, Auftragsbedingungen

Der Verantwortliche gibt mit seiner Unterschrift auf die Bestellung sein Einverständnis zum Einkauf; durch die Annahme des Lieferanten kommt der Vertrag zustande.

Die Kontrolle der Lieferung erfolgt anhand des Liefer- oder Leistungsscheines.

Stimmt die bestellte Menge?
Passt die vereinbarte Qualität?
Ist die Ware beschädigt?

In vielen kleineren Betrieben werden diese Abläufe noch nicht über das Rechnungswesen erledigt. Damit haben viele Unternehmer keinen Überblick über die von ihnen bereits verfügten Kosten. Optimal ist der Einsatz von integrierten EDV-Programmen, in welchen bereits die Bestellung und anschließend die Lieferung im System erfasst wird.

Die Eingangsrechnung kommt ins Haus. Wie wird kontrolliert?
Sichern, Sammeln und Prüfen:
Posteingangsstempel oder Datum des Einganges vermerken, eventuell individuellen Prüfstempel anbringen.
Enthält die Rechnung alle notwendigen Informationen?

Tipp: je mehr Informationen bereits auf der Rechnung vermerkt sind, desto einfacher und präziser wird die richtige Kontierung. Sind z.B. individuelle Auftrags- oder Projektnummern, Lieferantennummer, Zahlungskonditionen, Name des Bestellers vermerkt? Entspricht die Rechnung den Umsatzsteuervorschriften? Falls nicht, Mangel telefonisch beheben oder Rechnung zur Korrektur zurückschicken.
Vergabe einer eigenen laufenden Rechnungsnummer, dadurch wird diese eindeutig indentifizierbar und die Vollständigkeit wird dokumentiert. Bei größeren Unternehmen unbedingt vor der Weitergabe zur Prüfung im System (entweder Vorerfassung oder sofortige Verbuchung) erfassen!
Sachliche und rechnerische Kontrolle durch Abstimmung mit der Bestellung und dem Lieferschein. Sind alle Konditionen lt. Bestellung und Lieferung erfüllt? Ist z.B. bei Wareneinkäufen die ordnungsgemäße Fakturierung an den Kunden gewährleistet?
Die Belege werden aufsteigend nach der intern vergebenen Rechnungsnummer in einem Ordner (Mappe) - bereits gelocht - gesammelt.

Vollständigkeitskontrolle und Verbuchen in der Finanzbuchhaltung:

Vollständigkeitskontrolle: Tippstreifen mit Bruttobeträgen oder Journal anfertigen!
danach Kontierung und gleichzeitige Verbuchung in einem eigenen Belegkreis: Dies ist nur bei Bilanzierern erforderlich; Einnahmen-Ausgaben-Rechner können die Eingangsrechnungen zu den Bankauszügen ablegen. Bei wesentlichem Belegumfang ist aber auch hier der separate Belegkreis sinnvoll.
Buchungsstempel verwenden!

Fortsetzung folgt!

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