Unterlagen der Personalverrechnung muss man mindestens sieben Jahre aufheben. Gewisse Stammdaten muss man 30 Jahre aufbewahren.
Was ist aufzubewahren?
Es sind alle Lohnverrechnungsunterlagen wie zB Lohnkonten, Stundenlisten und sonstige arbeitsrechtliche Unterlagen aufzubewahren.
Wie lange muss aufbewahrt werden?
Grundsätzlich sind die Unterlagen sieben Jahre aufzubewahren. Die Sieben-Jahres-Frist beginnt mit dem Abschluss des jeweiligen Kalenderjahres. So sind zum Beispiel die Belege des Kalenderjahres 2007 bis Ende des Kalenderjahres 2014 aufzubewahren. Bei einem abweichenden Wirtschaftsjahr beginnt die Frist auch mit Ende des Kalenderjahres.
Achtung: Jeder Dienstnehmer hat Anspruch auf Ausstellung eines Dienstzeugnisses bis 30 Jahre nach Austritt. Somit ist bei Personalstammdaten wie Namen der Dienstnehmer, Beschäftigungszeiten, Berufsbezeichnung usw. eine Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren zu beachten.
Wie sind Belege aufzubewahren?
Die Unterlagen können in Papierform und/oder elektronischer Form aufbewahrt werden.
Was passiert bei Nichtaufbewahrung?
Bei Nichtaufbewahrung der Unterlagen kann die Finanz im Zweifel schätzen.
Tipp:
Bei Austritt aus einem Unternehmen ein Dienstzeugnis verlangen. Bei Überprüfung der Pensionszeiten auf Grund des neuen Pensionskontos kann man innerhalb der 30-jährigen Verjährungsfrist noch zivilrechtliche Ansprüche auf die Ausstellung eines Dienstzeugnisses beim ehemaligen Dienstgeber stellen, wenn es diesen oder sein Unternehmen noch gibt.
