Was muss auf Geschäftspapieren, Rechnungen etc. aufscheinen und was nicht?

Unternehmensgesetzbuch

Im Firmenbuch eingetragene Unternehmen müssen auf allen Geschäftspapieren – das sind Briefe, Emails, Bestellformulare, Rechnungen, Website – folgende Informationen anführen:

  • Firma
  • Rechtsform
  • Sitz
  • Firmenbuchnummer
  • Firmenbuchgericht
  • Hinweis
  • ,auf Liquidation
  • bei Einzelunternehmen: Namen des Inhabers, wenn sich dieser von der Firma unterscheidet
  • bei GmbH: Wenn eine Angabe über das Kapital gemacht wird, dann muss das Grund/Stammkapital angeben werden und eine noch ausstehende Einlage.
  • bei inländischer Zweigniederlassung: Angaben auch über ausländische Hauptniederlassung erforderlich.

Geschäftspapiere sind immer an einen bestimmten Empfänger gerichtet. Zeitungsanzeigen oder Postwurfsendungen sind hier nicht betroffen.

Gewerbeordnung

Auch ohne Firmenbuch-Eintrag muss man die äußere Bezeichnung der Betriebsstätte anführen (= Firmentafel). Auf der Website außerdem den Standort.

Sondevorschriften Umsatzsteuer

  • Name und Anschrift des liefernden bzw. leistenden Unternehmers *
  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Art und Umfang der Leistung *
  • Tag der Lieferung oder Leistung Zeitraum über den sich die Leistung erstreckt *
  • Entgelt – das ist der Nettobetrag – für die Lieferung oder Leistung, bei Kleinbetragsrechnungen: Bruttobetrag *
  • der anzuwendende Steuersatz oder, falls zutreffend, ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung *
  • Steuerbetrag
  • Ausstellungsdatum *
  • eine einmalige fortlaufende Nummer
  • Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID-Nummer) des Ausstellers der Rechnung
  • UID-Nummer des Leistungsempfängers bei Rechnungen über 10.000 €
  • UID-Nummer des Leistungsempfängers bei Reverse-Charge-Umsätzen und bei innergemeinschaftlichen Lieferungen

* Bei Kleinbetragsrechnungen, deren Gesamtbetrag 400 € nicht übersteigt, sind nur die markierten Bestandteile (*) notwendig.

Was muss weiters aufscheinen

  • DVR-Nummer, wenn vorhanden

Was muss nicht aufscheinen?

  • Handels- oder gewerberechtliche Geschäftsführer
  • Bankdaten (IBAN und BIC): Schützen Sie Ihre Bankdaten. Notwendig und sinnvoll auf Rechnungen
  • Gerichtsstand und Eigentumsvorbehalt: Wenn nicht ausdrücklich vereinbart ist dieser Hinweis wirkungslos.
  • Unterschrift auf Rechnungen

Informationen der Wirtschaftskammer

Angaben auf Geschäftspapieren
Informationspflichten nach dem E-Commerce-Gesetz, Unternehmensgesetzbuch und der Gewerbeordnung im Detail (nur für Wirtschaftskammer-Mitglieder)
Impressumsvorschriften für E-Mails und Websites nach dem Unternehmergesetzbuch im Detail (nur für Wirtschaftskammer-Mitglieder)