Erfreuliche Änderung: Ab 2013 brauchen Sie elektronische Rechnungen nicht mehr digital signieren. Damit können Rechnungen gültig per Email verschickt werden.
Bisher mussten Email-Rechnungen mit einer elektronischen Signatur unterschrieben werden. Sonst konnte sich der Kunde keine Vorsteuer abziehen. Diese technische Hürde führte dazu, dass vor allem kleine Unternehmen die meisten Rechnungen weiterhin per Post in Papierform schickten.
Zum Glück fällt diese bürokratische Hürde. Damit können Sie ab Jänner die Rechnung als PDF oder Bild- oder Textdatei im Email oder als Anhang verschicken. Auch Webdownload, SMS, MMS oder per Fax sind erlaubt.
Damit die Rechnung zum Vorsteuerabzug berechtigt, muss sie beim Empfänger durch ein „innerbetriebliches Steuerungsverfahren“ gehen. Damit wird die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit über die Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren (Grundstücke 22 Jahre) gesichert.
In der Praxis müssen folgende Punkte geprüft und dokumentiert werden:
- Wurde die Leistung in bestellter Quantität und Qualität erbracht?
- Hat der Rechnungsaussteller einen Zahlungsanspruch?
- Ist die Kontoverbindung korrekt?
Tipp:
Nehmen Sie die neue Bestimmung zum Anlass, Ihren Workflow bei den Eingangsrechnungen zu prüfen. Die geforderten Prüfpunkte gehören zum Standard eines funktionierenden internen Kontrollsystems (IKS) eines jeden Unternehmens – egal welcher Größe. Wir unterstützen Sie gerne.
