Für die Umsatzsteuer muss eine Rechnung eine fortlaufende Nummerierung aufweisen. Darauf sollten Sie achten:
Wer muss fortlaufend nummerieren?
Die fortlaufende Nummerierung dient in erster Linie dazu, dass Belege geordnet abgelegt werden und eine ordnungsmäßige Buchführung nachgewiesen wird. Wer nicht nummeriert, muss auf eine andere Art die Vollständigkeit und eindeutige Zuordnung nachweisen. Die Finanz akzeptiert z.B. bei einer geringen Anzahl von Ausgangsrechnungen pro Jahr eine geordnete Belegablage.
Wenn Sie Rechnungen an Private ausstellen, müssen Sie keine fortlaufende Nummerierung aufweisen. Das betrifft z.B. Ärzte. Rechnungen an andere Unternehmer (z.B. an Sozialversicherung oder an Seminarveranstalter für Vorträge) müssen dann in einem separaten Rechnungskreis geführt werden.
Tipp: Um Diskussionen mit der Finanz zu vermeiden, empfehlen wir eine durchgehende Nummerierung. Damit behalten auch Sie den Überblick und können Zahlungen leichter der Rechnung zuordnen.
Formen der Nummerierung
Die Nummer besteht aus einer Kombination von Zahlen und event. Buchstaben, die einmalig pro Rechnung vergeben werden. Kleinbetragsrechnungen und Gutschriften können einbezogen oder separat geführt werden. Der Beginnzeitpunkt der laufenden Nummerierung steht Ihnen frei, er muss jedoch systematisch sein. Sogar ein täglicher Nummernbeginn ist zulässig. Es sind auch mehrere Rechnungskreise erlaubt (z.B. pro Filiale, Betriebsstätte, Objekt, Registrierkassa, Produktgruppe), die Zuordnung muss aber eindeutig sein. Ausländische Unternehmen müssen für die inländischen Umsätze einen eigenen Rechnungskreis führen.
Vorsteuerabzug für den Rechnungsempfänger
Die fortlaufende Rechnungsnummer ist vor allem für den Leistungsempfänger wichtig, da der Vorsteuerabzug von einer ordnungsmäßigen Rechnung abhängt. Der Rechnungsempfänger muss nur überprüfen, ob eine Rechnungsnummer vorhanden ist. Er kann naturgemäß nicht überprüfen, ob die Nummerierung fortlaufend ist.
